Sekret prawidłowo przechowywanych dokumentów

Zadbaj o ich stan

Niech Twoje dokumenty nie walają się luzem po biurku i szafkach. Stąd prosta droga do chaosu i bałaganu, który może sprowadzić na Ciebie kłopoty. Zadbaj o to, aby wszystko było odpowiednio pogrupowane, a poszczególne strony złącz ze sobą zszywaczem lub spinaczem. Całość umieść w koszulce, która oddzieli ten konkretny dokument od pozostałych. Teraz możesz schować go do teczki lub segregatora, w zależności od preferencji.

Jeśli planujesz przechowywać dokumenty w szafce z wysuwanymi szufladami. Świetnie sprawdzą się teczki, które opiszesz przy specjalnych zakładkach. Dzięki temu możesz uporządkować je wręcz z katalogową precyzją. Kolejną opcją są segregatory, które wprost idealnie sprawdzą się na półkach – pamiętaj jednak, że musza być one dostatecznie wysokie i głębokie! W segregatorze mogą znaleźć się akta związane z jedną, konkretną sprawą lub zbiór podobnych dokumentów albo z danego okresu.

Wybierz odpowiedni mebel

Jeśli chodzi przechowywanie dokumentów – meble mają tu kluczowe znaczenie. Nie powinny być to tradycyjne meble, wykonane np. z płyty MDF. Tu chodzi o bezpieczeństwo przechowywanych przez Ciebie akt. Postaw więc na szafy metalowe na dokumenty, które zapewnią odpowiedni poziom ochrony. Są one zamykane na klucz, dzięki czemu chronią swoją zawartość przed osobami niepowołanymi. Wykonane są w całości z metalu, dzięki czemu są odporne na uszkodzenia. Pokryte specjalną farbą proszkową nie ulegają też korozji, nie ma na nie wpływu wilgoć, a do tego chronią przed słońcem. Szafy metalowe na dokumenty możesz umieścić we własnym biurze lub w pomieszczeniu przeznaczonym na archiwum. Bardzo ważną zaletą tego typu mebli jest fakt, że możesz je łączyć ze sobą modułowo, ustawiając jeden obok lub na drugim. W ofertach sklepów znajdziesz duże szafy, smukłe słupki lub nadstawki. Dobrze byłoby, gdyby pomieszczenie pozbawione było okien i było zamykane na klucz. W ten sposób jeszcze bardziej dbasz o bezpieczeństwo przechowywanych danych.